Quelles sont les étapes pour l’organisation & la production d’événements d’entreprise
En passant par une agence événementielle pour organiser vos événements d’entreprise, vous pourrez obtenir des soirées uniques et sur mesure. Que ce soit pour un séminaire ou un événement privé, elle est là pour créer un univers événementiel qui reflète parfaitement votre vision et votre société.
Mode de fonctionnement : de la conception à l’exécution de votre événement d’entreprise
Besoin d’organiser un événement corporate, sachez qu’une agence événementielle travaille en mode projet pour vous organiser une soirée clé en main, de la recherche du lieu à la gestion des invités, elle met tout en œuvre pour répondre à vos attentes et vous permettre de profiter pleinement de votre événement.
1. Recherche du Lieu Parfait
L’objectif principal est de comprendre vos attentes et vos besoins lors votre événement afin de vous trouver le lieu idéal. Cette phase de recherche est importante car la première impression de vos collaborateurs se fera grâce le lieu. Il reflète l’image que vous souhaitez donner à votre événement d’entreprise
Des mas provençaux aux magnifiques villas en bord de mer, vous pourrez avoir de multiples options exceptionnelles dans la région PACA.
2. Définition du Concept
Tout d’abord, le plus important est de définir l’objectif de votre événement d’entreprise.
Est-ce pour annoncer un changement important au sein de la société ? Pour un lancement de produit ? Un lancement de marque ou encore un départ en retraite pour l’un de vos collaborateurs ?
Le but est de lister vos besoins, concevoir votre événement et imaginer les expériences uniques.
Cette étape cruciale permet de créer et d’organiser un événement d’entreprise inoubliable et d’anticiper tous les aspects logistiques (comme ça pas de mauvaises surprises le jour j !).
C’est aussi lors de l’étape de la conception de votre fête, qu’il faut penser aux animations originales et à la scénographie.
3. Gestion Budgétaire
Il faut élaborer un budget détaillé de votre événement en tenant compte de chaque aspect souhaité de la fête, notamment la conception du projet, le lieu de réception, l’audiovisuel, la scénographie et la décoration, le personnel, le traiteur, etc.
Cela permet d’ajuster et de réajuster les différents pôles en cas de besoin. L’agence événementielle peut aussi à ce moment-là vous soumettre d’autres idées au-delà du budget qui lui semble importantes à partager pour la bonne gestion de votre soirée d’entreprise
4. Validation du Design
Certaines agences peuvent avoir une équipe créative en interne ce qui est bénéfique pour vous car elle vous permet d’avoir une vraie direction artistique et ainsi créer une expérience unique. Elle peut être composée de directeurs artistiques, de scénographes et de décorateurs qui collaborent pour vous concevoir un événement d’entreprise sur mesure, original pour éviter le déjà vu ou donner du sens à une activité.
Vous pourriez avoir une expérience visuelle élégante avec des moodboards, des croquis et des rendus 3D pour vous permettre de vous projeter.
C’est un vrai plus dans le processus de conception de votre événement corporate
5. Sélection des Prestataires de Confiance
Il est important de faire appel à des prestataires de confiance et expérimentés pour garantir la réussite de votre événement. Faire appel à une agence signifie, qu’elle va placer sur votre soirée des professionnels avec qui elle travaille régulièrement et dont elle est certaine du professionnalisme et des compétences événementielles. Elle peut vous proposer plusieurs options pour que vous puissiez avoir le choix et prendre les meilleures décisions pour votre société.
6. Production et Coordination le Jour J
Faire appel à une agence événementielle c’est aussi avoir une équipe dévouée qui le jourj, met en œuvre et prend toutes les mesures nécessaires afin que votre événement d’entreprise se déroule avec cohérence et fluidité.
Elle assure une coordination minutieuse, de la mise en place à la supervision des prestataires, en passant par la scénographie et la décoration et la production globale de votre soirée d’entreprise.
Transformez chacune de vos soirées d’entreprise en une expérience événementielle exceptionnelle, pensée dans les moindres détails, où vous êtes au cœur de toutes les décisions.
