Comment bien gérer le budget de son événement d’entreprise

Besoin d’organiser un événement ? Un séminaire ? Une soirée d’entreprise ou pour d’autres occasions ? La gestion du budget est une des choses les plus importantes pour éviter toute mauvaise surprise et pour aller à l’essentiel.

Découvrez nos conseils pour bien y arriver

Définir et classer ses envies par priorité pour gérer son budget d’événement d’entreprise 

En tout premier lieu, il est important de lister toutes vos envies et vos attentes pour votre événement. Durée, lieu, nombre d’invités, animations… Une fois cette liste établie, classez les par priorité afin de définir 3 points : ce que vous souhaitez absolument, les points sur lesquels vous pouvez revoir vos attentes et les objectifs facultatifs.

Ensuite, fixez- vous un budget maximum à ne pas dépasser. Cela vous permettra de savoir si vous pouvez ajouter des animations et des envies optionnelles.

Calculer les dépenses et les revenus de son événement pour estimer son budget d’événement

Afin de mieux gérer le budget, la deuxième étape implique les dépenses: énumérez absolument toutes les dépenses que l’événement entraînera. Prenez le temps de réfléchir aux moindres détails! Parmi les éléments fréquents du budget événementiel, on retrouve par exemple la restauration, l’hébergement, les animations, les frais de transport, les dépenses d’équipement technique, les dépenses d’assurance et de sécurité … mais il y a beaucoup d’autres dépenses à ne pas négliger (rénovation, communication, droit d’auteur …).

Si votre événement génère des revenus directs, comme la location d’un stand à des exposants lors d’un salon, vous devez les évaluer avec précision en fonction de votre budget. Vous pourrez vérifier si le budget total (dépenses moins recettes) correspond au montant attribué au projet. Pour générer des revenus, vous pouvez également faire appel à des sponsors afin de mettre en place des partenariats, vendre des produits dérivés (tee-shirt, tasses, sacs…) ou organiser une levée de fond.

Si les dépenses prévues dépassent le budget, vous devrez revoir le projet pour réduire les coûts ou trouver d’autres financements.

A l’inverse, si la dépense prévue est inférieure au budget alloué, elle peut être extraite de la liste d’idées alternatives évoquée à l’étape 1!

Anticiper les imprévus : une bonne gestion du budget pour réussir votre événement Btob

Un bon budget tient compte de l’imprévu, et le budget prévisible ne peut être défini, mais il est beaucoup plus fréquent que vous ne l’imaginez! Si vous ne voulez pas avoir de problèmes, vous devez prévoir une marge budgétaire. Sachant que vous pouvez payer des dépenses imprévues sans renoncer à tout le projet, vous vous sentirez plus à l’aise.

Demander plusieurs devis pour respecter le budget de son événement d’entreprise 

Il est important de comparer les devis de différents prestataires. Les prix peuvent varier du simple au double. Cherchez des avis pour chacun de vos prestataires, comparez leur offre, la différence de prix est normalement justifiée par une offre plus professionnelle, du meilleur matériel ou par une prestation plus haut-de-gamme. L’important est d’avoir conscience du rapport qualité/prix. Est ce que vous recherchez à réduire votre budget ou à l’inverse à faire un événement plus luxueux et en mettre plein les yeux à vos invités ou à vos clients ? Ceci fait partie de vos objectifs à lister dans la première étape.

Faire appel à une agence événementielle pour gérer son budget d’événement d’entreprise 

Comme vous pouvez le constater, bien gérer le budget pour organiser des événements peut devenir très compliqué et prendre du temps. De la définition de vos besoins aux dépenses sur site (y compris les devis importants, la gestion des urgences ou les exigences de négociation), la tâche d’être responsable du budget de l’événement nécessite beaucoup d’investissement et de travail acharné.

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