Comment gérer les imprévus lors de votre événement

Il va falloir l’accepter…Malgré tous vos efforts pour que votre événement se déroule au mieux, vous n’êtes jamais à l’abri d’un (ou plusieurs) mauvais imprévus.

L’imprévu fait partie de la vie courante, personnelle comme professionnelle. Ils sont presque systématique, alors plutôt que vous tracassez le jour J, essayez de les anticiper.

En effet, essayez de lister les imprévus possible et prévoyez des plans B (voir C ou D). Entre les possibles retards, les pannes d’électricité, l’oubli de matériel et la pluie, la liste est longue.

Mais ne paniquez pas, ces imprévus sont normaux et il est tout à fait possible de faire avec.

Pour cela un seul mot : L’ANTICIPATION !

Anticiper et accepter les imprévus

Certes, vous n’avez pas invité ces imprévus à votre événement, mais pourtant ils peuvent faire surface à n’importe quel moment.

Pensez à réfléchir à tous les imprévus qui pourraient survenir et trouvez comment vous pourrez y remédier.

Le plus connu : la pluie.

Pour chaque événement, prévoyez un abri ou un intérieur.

Surveillez également au maximum la date de votre événement. Et si vous avez prévu de le faire en extérieur, essayez de faire en fonction de la saisonnalité et des prévisions météorologiques.

En anticipant tous ces problèmes vous pourrez vivre votre événement en toute tranquillité et réagir facilement et rapidement face à eux.

Gérer son stress & Relativiser

Ne gâchez pas votre journée à cause d’un imprévu.

Même si les imprévus ont tendance à nous déstabiliser et à nous faire changer de cap, il faut garder la tête froide. Vous mettre en colère ou vous mettre à pleurer ne résoudra pas le problème.

Au contraire, vous réagirez de manière impulsive et mettrez une mauvaise ambiance à votre événement.

Si un imprévu arrive, analysez la situation, prenez le temps de réfléchir à comment agir et par la suite, réfléchissez aux différentes solutions qui s’offrent à vous.

Faire preuve d’Adaptation & d’Improvisation

En amont de votre événement, vous pouvez toujours faire des tests de scénographie sur votre lieu de réception.

Ils vous permettront de vous projetez et peut-être de trouver des potentiels imprévus que vous n’aviez pas imaginé jusqu’ ici.

Adaptez vous à la nouvelle situation que provoque cet imprévu et choisissez les meilleures solutions possibles.

Et si vous avez listé l’ensemble des problèmes qui peuvent potentiellement survenir, vous ne devrez pas vous faire de soucis.

S’entourer de professionnels

Vous entourer de professionnels est une excellente idée si vous n’y connaissez rien en événementiel.

Ce sont eux les plus aptes à gérer tous types d’imprévus et à vous conseiller dans le choix de la meilleure décision à prendre. Ils connaissent le métier et ses contraintes.

Le propriétaire de votre lieu de réception s’est sûrement déjà retrouvé confronter à la pluie et sait comment s’y prendre.

De même pour votre Dj, s’il est professionnel, il aura sûrement du matériel de réserve sur lui.

Les prestataires sont souvent solidaires et savent se donner un coup de main quand il le faut.

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